Check in and out at work

Quelles activités de nettoyage doivent être enregistrées ?

Il s’agit uniquement des « activités dont la finalité est de rendre propre un bien immobilier pour le compte d’un tiers » et dont le montant total, hors TVA, est égal ou supérieur à un seuil déterminé, à savoir :

• 30.000 euros sans sous-traitant ;
• 5.000 euros avec 1 sous-traitant ;
• Aucun seuil à partir de 2 sous-traitants.

L'enregistrement est donc obligatoire lorsqu'une déclaration en chaîne dans le service en ligne « Déclaration de travaux » est requise.

Que devez-vous précisément enregistrer ?

Chaque travailleur occupé aux activités de nettoyage visées enregistre :

• le début et la fin de ses prestations ;
• ses temps de pause.

Deux types d’enregistrement existent : in et out. L’enregistrement « in » doit se faire lorsque la personne qui exécute les travaux commence à travailler. L’enregistrement « out » doit se faire à la fin de la prestation. Les temps de pause doivent également être enregistrés. L'enregistrement « in » doit, lui, se faire à la fin de la pause. L'enregistrement « out » s'effectue au début de la pause.

Quels sont les travaux immobiliers qui doivent être enregistrés ?

À partir du 1er avril 2027, l'obligation d'enregistrement deviendra obligatoire pour toute personne exécutant certains travaux immobiliers (à l'exception des activités de nettoyage) et livrant du béton prêt à l'emploi sur un chantier dont le coût total hors TVA est égal ou supérieur à 500.000 euros.

L'enregistrement des présences devient obligatoire dès que ce montant est atteint, que ce soit au début des travaux ou pendant ceux-ci.

Que faut-il enregistrer exactement ?

Toute personne qui effectue certains travaux immobiliers (à l'exception des activités de nettoyage) et livre du béton prêt à l'emploi devra enregistrer son arrivée et son départ du chantier où elle travaille.

Il existe deux types d’enregistrement : « in » et « out ». L’enregistrement « in » doit être effectué au moment où la personne qui exécute le travail arrive sur le chantier. L’enregistrement « out », quant à lui, doit se faire lorsque cette même personne quitte le chantier.

La responsabilité de l’enregistrement incombe tant à l’entreprise qui occupe une personne au travail qu’à la personne qui effectue le travail.

Les travailleurs salariés, indépendants, intérimaires, jobistes et stagiaires enregistrent eux-mêmes leur présence sur le lieu de prestation, sur place et immédiatement. En tant qu’employeur, vous ne pouvez pas procéder à l’enregistrement à l’avance.

Employeurs

Comme employeur, entrepreneur ou entreprise sous contrat avec un donneur d’ordres, vous utilisez le service en ligne Check in and out at work pour consulter les enregistrements de votre personnel.

Vous devez veiller à ce que vos travailleurs, sous-traitants et travailleurs de vos sous-traitants s’enregistrent. À cette fin, vous devez :

• mettre un système d’enregistrement à disposition des sous-traitants à qui vous faites appel ou convenir de commun accord d’une autre méthode d’enregistrement à utiliser par l’entrepreneur et d’éventuels sous-traitants ;
• s’assurer que les données de votre entreprise sont effectivement et correctement enregistrées, puis transmises à la banque de données ;
• fournir à vos travailleurs un moyen d’enregistrement compatible avec l’appareil d’enregistrement sur le lieu de travail ;
• informer votre personnel de la procédure d’enregistrement.

Informez votre personnel

Informez votre personnel de l'obligation d'enregistrement et de la manière de s'enregistrer :

• Brochure pour les techniciens·nes de surface
• Affiche 1 pour le lieu de travail (nettoyage)
• Affiche 2 pour le lieu de travail (nettoyage)

Pour les autres travaux immobiliers et la livraison de béton prêt à l’emploi, vous pouvez utiliser les supports suivants :

• Brochure pour les collaborateurs
• Affiche 1 pour le lieu de travail
• Affiche 2 pour le lieu de travail

Signaler des erreurs d’enregistrement

Vous disposez de 30 jours à compter de la date d’enregistrement pour contacter l’ONSS afin de demander, justificatifs à l'appui, que les erreurs d'enregistrement qui concernent votre personnel soient corrigées.

Travailleurs salariés, indépendants, intérimaires, jobistes et stagiaires

Les travailleurs salariés, indépendants, intérimaires, jobistes et stagiaires qui effectuent certaines activités de nettoyage doivent enregistrer le début et la fin de leurs prestations sur le lieu de travail. Ils doivent aussi déclarer leurs temps de pause.

Les travailleurs salariés, indépendants, intérimaires, jobistes et stagiaires qui effectuent d'autres travaux immobiliers devront enregistrer leur arrivée sur le lieu de travail et leur départ de celui-ci. En revanche, ils ne devront pas enregistrer leurs temps de pause.

Ils utilisent Check in and out at work pour :

• S’enregistrer sur place, et immédiatement ;
• consulter leurs propres enregistrements.

Les indépendants faisant appel à des sous-traitants sont tenus aux mêmes règles que les employeurs.

Les organisations recourant à du personnel intérimaire doivent mettre le système d’enregistrement à disposition de ce personnel ou convenir contractuellement de la méthode d’enregistrement.

Signaler des erreurs d’enregistrement

Les travailleurs salariés qui remarquent une erreur dans leurs données doivent le signaler, à leur employeur dans un délai de 30 jours à compter de la date d’enregistrement.

Les indépendants, eux, doivent contacter contactent l’ONSS afin de faire corriger leurs données d’enregistrement erronées.

Pour les entreprises étrangères

Pour pouvoir accéder comme entreprise au service en ligne sécurisé Check in and out at work, votre entreprise doit d’abord être inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Pour ce faire, adressez-vous à un guichet d’entreprise agréé. Vous trouverez la liste des guichets d’entreprises agréés sur le site du SPF Economie.

En tant que représentant légal de l’entreprise, vous recevrez un numéro BIS. Dès l’inscription de votre entreprise à la Banque-Carrefour des Entreprises, elle recevra un numéro d’entreprise.

Après avoir accompli l’étape ci-dessus, il ne vous restera plus qu’à obtenir une clé numérique agréée pour pouvoir vous connecter à un service en ligne sécurisé via CSAM. Les clés agréées sont MyGov.be, itsme, eIDAS ou un nom d’utilisateur/mot de passe avec code délivré par application mobile ou e-mail (« TOTP »).

Enfin, connectez-vous sur CSAM avec votre numéro d’entreprise, votre numéro BIS et votre clé numérique. En tant que représentant légal de votre entreprise, vous pouvez vous-même vous choisir comme Gestionnaire d’Accès Principal pour gérer les accès à vos services en ligne. En tant que Gestionnaire d’Accès Principal, vous déterminez quels collaborateurs ont accès au service en ligne. Vous pouvez aussi désigner, parmi vos collaborateurs, des Gestionnaires d’Accès pour vous aider dans la gestion des accès.

Une fois cette étape terminée, vous pourrez, ainsi que vos collaborateurs, vous connecter au service en ligne sécurisé Check in and out at work à l’aide du bouton présent sur cette page.

Pour les travailleurs salariés et indépendants étrangers

Pour pouvoir accéder au service en ligne sécurisé Check in and out at work, les travailleurs salariés et indépendants étrangers doivent disposer de clés numériques reconnues comme itsme, eIDAS ou un code de sécurité fourni par e-mail ou une app mobile (TOTP).

Connectez-vous à Check in and out at work avec une des clés numériques suivantes :

1. MyGov.be : vous pouvez utiliser cette option si vous disposez d'une carte d'identité électronique belge. Vous trouverez davantage d'informations sur la page d’aide en ligne du site web mygov.be.
2. itsme : vous pouvez utiliser cette clé numérique si vous disposez d'une carte d'identité électronique belge. Plus d’information sur la page itsme du Centre d’aide CSAM.
3. eIDAS : vous pouvez utiliser cette clé numérique si vous n’avez pas de carte d'identité belge mais un autre moyen d’identification électronique européen reconnu. Pour savoir si votre moyen d’identification électronique convient, vous pouvez cliquer sur « Se connecter avec un moyen d'authentification européen reconnu » lors de la connexion. Vous obtenez alors un aperçu des pays qui disposent d'un moyen d'identification électronique actif.
   Quand vous vous connectez à eIDAS pour la première fois, vous devez vous munir de votre moyen d’identification européen, de votre adresse e-mail et de votre numéro de téléphone. Si vous n’avez pas de numéro de registre national belge ou de numéro BIS, un numéro sera créé. Plus d’information sur la page eIDAS du Centre d’aide CSAM.
4. E-mail TOTP : si votre pays ne prend pas en charge les clés numériques itsme ou eIDAS ou si vous ne disposez pas d’un numéro d’identification national belge (numéro BIS), vous devez prendre rendez-vous pour un appel vidéo avec Sigedis sur le site belgianID. Sigedis vérifiera un certain nombre de documents afin de s’assurer que vous disposez déjà d'un numéro BIS. Dans le cas contraire, il vous en créera un. Et lors de votre appel vidéo, Sigedis vous aidera à obtenir une clé numérique.

La base légale pour l’enregistrement des présences dans le secteur du nettoyage est contenue dans la Loi programme du 26/12/2022, titre 4, chapitre 1er, art. 22 à 48 et chapitre 2, art 49. (§9 art. 30 bis de la loi du 27/06/1969).

La base légale pour l’enregistrement des présences lors de travaux immobiliers, à l’exception des activités de nettoyage, et de la livraison de béton prêt à l’emploi figure dans la section 4 du chapitre V de la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l’exécution de leur travail.

À lire aussi :

• l’aperçu complet du champ d’application sur la page Check in and out at work du portail Entreprise de la sécurité sociale
• toute l’information sur l’enregistrement des présences avec un smartphone ou via un service web sur la page "Comment vos collaborateurs enregistrent-ils leurs présences dans Check in and out at work ?"" du portail Entreprise