Check In and Out at Work

Check In and Out at Work est le service en ligne pour l’enregistrement obligatoire des présences au travail lors d’activités de nettoyage. L’enregistrement des présences pour certaines activités de nettoyage est obligatoire depuis le 1er septembre 2024.

L’enregistrement concerne seulement « les activités dont la finalité est de rendre propre un bien immobilier pour le compte d’un tiers » et dont la déclaration est soumise aux conditions de montant seuil applicables à tous les « travaux immobiliers ».

Chaque travailleur occupé aux activités de nettoyage visées enregistre :

  • le début et la fin de ses activités ;
  • ses temps de pause.

Deux types d’enregistrement existent : in et out. L’enregistrement « in » se fait quand la personne effectuant un travail le commence. L’enregistrement « out » se fait quand le travailleur occupé arrête son travail. Les temps de pause s’enregistrent de la même manière.

La responsabilité de l’enregistrement incombe tant à l’entreprise qui occupe une personne au travail qu’à la personne qui effectue le travail.

Les travailleurs salariés, les indépendants, les intérimaires et les stagiaires enregistrent leur propre présence sur le lieu de prestation, en temps réel. En tant qu’employeur, vous ne pouvez pas procéder à l’enregistrement à l’avance.

Employeurs

Comme employeur, entrepreneur ou entreprise sous contrat avec un donneur d’ordres, vous utilisez le service en ligne Check In and Out at Work pour consulter les enregistrements de votre personnel.

Vous devez veiller à ce que vos travailleurs, sous-traitants et travailleurs de vos sous-traitants s’enregistrent. À cette fin, vous devez :

  • mettre un système d’enregistrement à disposition des sous-traitants à qui vous faites appel ou convenir de commun accord d’une autre méthode d’enregistrement à utiliser par l’entrepreneur et d’éventuels sous-traitants ;
  • s’assurer que les données de votre entreprise sont effectivement et correctement enregistrées, puis transmises à la banque de données ;
  • fournir à vos travailleurs un moyen d’enregistrement compatible avec l’appareil d’enregistrement sur le lieu de travail ;
  • informer votre personnel de la procédure d’enregistrement.

Informez votre personnel

Informez votre personnel de l'obligation d'enregistrement et de la manière de s'enregistrer :

Signaler des erreurs d’enregistrement

Endéans les 30 jours après la date d’enregistrement, contactez l’ONSS pour demander la modification des enregistrements de votre propre personnel. Avec les pièces justificatives à l’appui.

Travailleurs salariés, indépendants, intérimaires et stagiaires

Les travailleurs salariés, les indépendants, les intérimaires et les stagiaires doivent enregistrer le début et la fin de leurs activités sur le lieu de travail. Ils doivent aussi déclarer leurs temps de pause.

Ils utilisent Check In and Out at Work pour :

  • s’enregistrer en temps réel ;
  • consulter leurs propres enregistrements.

Les indépendants faisant appel à des sous-traitants sont tenus aux mêmes règles que les employeurs

Les organisations recourant à du personnel intérimaire doivent mettre le système d’enregistrement à disposition de ce personnel ou convenir contractuellement de la méthode d’enregistrement.

Signaler des erreurs d’enregistrement

Les travailleurs salariés qui remarquent une erreur dans leur enregistrement doivent le signaler, à leur employeur, endéans les 30 jours après la date d’enregistrement.

Les indépendants contactent l’ONSS pour d’éventuelles modifications dans leurs enregistrements.

Pour des entreprises

Pour pouvoir accéder comme entreprise au service en ligne sécurisé Check In and Out at Work, votre entreprise doit d’abord être inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Pour ce faire, adressez-vous à un guichet d’entreprise agréé. Vous trouverez la liste des guichets d’entreprises agréés sur le site du SPF Economie.

En tant que représentant légal de l’entreprise, vous recevrez un numéro BIS. Dès l’inscription de votre entreprise à la Banque-Carrefour des Entreprises, elle recevra un numéro d’entreprise.

Après avoir accompli l’étape ci-dessus, il ne vous restera plus qu’à obtenir une clé numérique agréée pour pouvoir vous connecter à un service en ligne sécurisé via CSAM. Les clés agréées sont itsme, eIDAS ou un nom d’utilisateur/mot de passe avec code délivré par application mobile ou e-mail (« TOTP »).

Enfin, connectez-vous sur CSAM avec votre numéro d’entreprise, votre numéro BIS et votre clé numérique. En tant que représentant légal de votre entreprise, vous pouvez vous-même vous choisir comme Gestionnaire d’Accès Principal pour gérer les accès à vos services en ligne. En tant que Gestionnaire d’Accès Principal, vous déterminez quels collaborateurs ont accès au service en ligne. Vous pouvez aussi désigner, parmi vos collaborateurs, des Gestionnaires d’Accès pour vous aider dans la gestion des accès.

Une fois cette étape terminée, vous pourrez, ainsi que vos collaborateurs, vous connecter au service en ligne sécurisé Check In and Out at Work à l’aide du bouton présent sur cette page.

Pour les travailleurs salariés et indépendants étrangers

Pour pouvoir accéder au service en ligne sécurisé Check In and Out at Work, les travailleurs salariés et indépendants étrangers doivent disposer de clés numériques reconnues comme itsme, eIDAS ou un code de sécurité fourni par e-mail ou une app mobile (TOTP).

Connectez-vous à Check In and Out at Work avec une des clés numériques suivantes :

  1. itsme : vous pouvez utiliser cette clé numérique si vous disposez d'une carte d'identité électronique belge. Plus d’information sur la page itsme du Centre d’aide CSAM
  2. eIDAS : vous pouvez utiliser cette clé numérique si vous n’avez pas de carte d'identité belge mais un autre moyen d’identification électronique européen reconnu. Pour savoir si votre moyen d’identification électronique convient, vous pouvez cliquer sur « Se connecter avec un moyen d'authentification européen reconnu » lors de la connexion. Vous obtenez alors un aperçu des pays qui disposent d'un moyen d'identification électronique actif. Quand vous vous connectez à eIDAS pour la première fois, vous devez vous munir de votre moyen d’identification européen, de votre adresse e-mail et de votre numéro de téléphone. Si vous n’avez pas de numéro de registre national belge ou de numéro BIS, un numéro sera créé. Plus d’information sur la page eIDAS du Centre d’aide CSAM.
  3. E-mail TOTP : si votre pays ne prend pas en charge les clés numériques itsme ou eIDAS et/ou si vous ne disposez pas d’un numéro d’identification national belge (numéro BIS), vous devez prendre rendez-vous pour un appel vidéo avec Sigedis sur le site belgianID. Sigedis est le partenaire des institutions de sécurité sociale en matière d'identification personnelle. Après vérification de documents, Sigedis s’assurera que vous disposez déjà d'un numéro BIS. Au cas contraire, Sigedis vous en créera un. Et lors de votre appel vidéo, Sigedis vous aidera à obtenir une clé numérique.

La base légale pour l’enregistrement des présences dans le secteur du nettoyage se trouve dans la Loi programme du 26/12/2022, titre 4, chapitre 1er, art. 22 à 48 et chapitre 2, art 49. (§9 art. 30 bis de la loi du 27/06/69).

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