Check in and out at work

Welke schoonmaakactiviteiten moeten geregistreerd worden?

Het gaat enkel om ‘activiteiten die als doel hebben een onroerend goed schoon te maken voor rekening van een derde partij’ en waarvan het totale bedrag, exclusief btw, gelijk is aan of hoger is dan een bepaald drempelbedrag, namelijk:

• 30.000 euro zonder onderaannemer,
• 5.000 euro met 1 onderaannemer,
• geen drempelbedrag voor 2 of meer onderaannemers.

De aanwezigheidsregistratie is dus verplicht wanneer een ketenaangifte in Aangifte van werken vereist is.

Wat moet er precies geregistreerd worden?

Iedereen die de bedoelde schoonmaakactiviteiten uitvoert, registreert:

• het begin en het einde van de eigen activiteiten, en
• rustpauzes.

Er zijn twee soorten registratie: in en out. De registratie ‘in’ gebeurt wanneer de persoon die het werk uitvoert het werk begint. De registratie ‘out’ gebeurt wanneer die persoon stopt met werken. Het begin en het einde van rustpauzes moeten ook geregistreerd worden. De registratie ‘out’ gebeurt bij het begin van de pauze. De registratie ‘in’ gebeurt bij het einde van de pauze.

Welke werken in onroerende staat moeten geregistreerd worden?

De aanwezigheidsregistratie zal vanaf 1 april 2027 verplicht zijn voor iedereen die bepaalde werken in onroerende staat (met uitzondering van schoonmaakactiviteiten) en de levering van stortklaar beton uitvoert op een werkplaats waarvan de totale kost, exclusief btw, gelijk is aan of hoger is dan 500.000 euro.

De aanwezigheidsregistratie is verplicht zodra dit bedrag bereikt is, aan het begin van de werken of tijdens de werken.

Wat moet er precies geregistreerd worden?

Iedereen die bepaalde werken in onroerende staat (met uitzondering van schoonmaakactiviteiten) en de levering van stortklaar beton uitvoert, zal de eigen aankomst op en het vertrek van de werkplaats moeten registreren.

Er zijn twee soorten registraties: in en out. De registratie ‘in’ gebeurt wanneer de persoon die het werk uitvoert op de werkplaats aankomt. De registratie ‘out’ gebeurt wanneer de persoon die het werk uitvoert de werkplaats verlaat.

De verantwoordelijkheid voor de registratie ligt zowel bij de onderneming die iemand aan het werk zet, als bij de persoon die het werk uitvoert.

Werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten, jobstudenten en stagiairs registreren zelf hun aanwezigheid op de werkplek, onmiddellijk en ter plaatse. Als werkgever kunt u de registratie niet op voorhand doen.

Werkgevers

Als werkgever, aannemer of onderneming dat een contract heeft met een opdrachtgever gebruikt u de onlinedienst Check in and out at work om de registraties van uw personeel te raadplegen.

U moet ervoor zorgen dat uw werknemers, onderaannemers en werknemers van onderaannemers geregistreerd zijn. Daarvoor moet u:

• een registratiesysteem ter beschikking stellen van de onderaannemers op wie u beroep doet, of met wederzijdse instemming overeenkomen dat de aannemer en eventuele onderaannemers een alternatieve registratiewijze toepassen,
• ervoor zorgen dat gegevens voor uw onderneming effectief en correct geregistreerd worden en doorgestuurd worden naar de gegevensbank,
• uw werknemers een registratiemiddel bezorgen dat compatibel is met het registratieapparaat op de arbeidsplaats, en
• uw personeel informeren over de registratieprocedure.

Informeer uw medewerkers

Breng uw medewerkers op de hoogte van de verplichting tot registratie en de manier waarop ze zich kunnen registreren.

Voor schoonmaakactiviteiten kunt u dit materiaal gebruiken:

• Brochure voor schoonmakers
• Poster 1 voor de werkplaats (schoonmaak)
• Poster 2 voor de werkplaats (schoonmaak)

Voor andere werken in onroerende staat en de levering van stortklaar beton kunt u dit materiaal gebruiken:

• Brochure voor medewerkers
• Poster 1 voor de werkplaats
• Poster 2 voor de werkplaats

Fouten in de registratie melden

Neem binnen de 30 dagen na de registratiedatum contact op met de RSZ om wijzigingen aan registraties van uw eigen personeel aan te vragen. U moet daarbij ook de nodige bewijsstukken leveren.

Werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten, jobstudenten en stagiairs

Werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten, jobstudenten en stagiairs die bepaalde schoonmaakactiviteiten uitvoeren, moeten het begin en het einde van hun activiteiten op de werkplaats registreren. Ook hun rustpauzes moeten ze aangeven.

Werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten, jobstudenten en stagiairs die bepaalde andere werken in onroerende staat uitvoeren, zullen hun aankomst op en hun vertrek van de werkplaats moeten registreren. Hun rustpauzes zullen niet geregistreerd moeten worden.

Zij gebruiken Check in and out at work om:

• zichzelf onmiddellijk en ter plaatse te registreren, en
• hun eigen registraties te raadplegen.

Zelfstandigen die beroep doen op onderaannemers zijn gebonden aan dezelfde regels als werkgevers.

Organisaties die gebruik maken van een uitzendkracht moeten het registratiemiddel ter beschikking stellen aan die uitzendkracht, of de registratiemethode contractueel vastleggen.

Fouten in de registratie melden

Werknemers die een fout zien in hun registratie, moeten die binnen de 30 dagen na de registratiedatum aan hun werkgever melden.

Zelfstandigen nemen contact op met de RSZ voor eventuele wijzigingen in hun registraties.

Voor buitenlandse ondernemingen

Om als onderneming toegang te krijgen tot de beveiligde onlinedienst Check in and out at work, moet uw onderneming eerst gekend zijn in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Doe daarvoor een beroep op een erkend ondernemingsloket. U vindt de lijst van erkende ondernemingsloketten op de site van de FOD Economie.

Als wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming krijgt u zelf een BIS-nummer toegewezen. Zodra uw onderneming ingeschreven is bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen, krijgt ze een ondernemingsnummer.

Hebt u de bovenstaande stap uitgevoerd, dan hebt u nog een erkende digitale sleutel nodig om u bij een beveiligde onlinedienst te kunnen aanmelden via CSAM. Erkende sleutels zijn itsme, eIDAS of een gebruikersnaam/wachtwoord met een code via mobiele app of e-mail (‘TOTP’).

Meld u met uw ondernemingsnummer, uw BIS-nummer en uw digitale sleutel aan bij CSAM. Als wettelijk vertegenwoordiger van uw onderneming kunt u zichzelf tot Hoofdtoegangsbeheerder aanstellen om de toegangen tot uw onlinediensten te beheren. Als Hoofdtoegangsbeheerder bepaalt u welke medewerkers toegang hebben tot de onlinedienst. U kunt ook medewerkers tot Toegangsbeheerders aanstellen om u te helpen bij het beheer.

Zodra deze stap genomen is, kunnen u en uw medewerkers zich aanmelden bij de beveiligde onlinedienst Check in and out at work met de knop op deze pagina.

Voor buitenlandse werknemers en zelfstandigen

Om toegang te krijgen tot de beveiligde onlinedienst Check in and out at work, moeten buitenlandse werknemers en zelfstandigen beschikken over erkende digitale sleutels zoals itsme, eIDAS of met een veiligheidscode per e-mail of in een mobiele app (TOTP).

Meld u aan bij Check in and out at work met een van de volgende digitale sleutels:

1. MyGov.be: deze optie kunt u gebruiken als u een Belgische elektronische identiteitskaart hebt. Meer informatie vindt u op de helpcentrum-pagina van de MyGov.be website.
2. itsme: deze optie kunt u gebruiken als u een Belgische elektronische identiteitskaart hebt. Meer informatie vindt u op de itsme-pagina van het CSAM-Helpcentrum
3. eIDAS: deze digitale sleutel kunt u gebruiken als u geen Belgische identiteitskaart hebt, maar wel een ander erkend Europees elektronisch identificatiemiddel. Om te weten of uw elektronisch identificatiemiddel in aanmerking komt, kiest u bij het aanmelden ‘Aanmelden met een elektronisch identificatiemiddel erkend op Europees niveau’. U krijgt dan een overzicht van de landen die een actief elektronisch identificatiemiddel hebben.
   Wanneer u zich voor het eerst aanmeldt met eIDAS, hebt u uw Europees elektronisch identificatiemiddel, uw e-mailadres en uw telefoonnummer nodig. Als u geen Belgisch rijksregisternummer of BIS-nummer hebt, zal er een nummer aangemaakt worden. Meer informatie vindt u op de eIDAS-pagina van het CSAM-Helpcentrum.
4. E-mail TOTP: ondersteunt uw land de digitale sleutels itsme of eIDAS niet, of hebt u geen Belgisch nationaal identificatienummer (BIS-nummer)? Dan moet u een afspraak maken voor een videogesprek met Sigedis, de partner van de instellingen voor sociale zekerheid op het vlak van persoonsidentificatie. Die afspraak maakt u op de belgianID-website. Via controle van een aantal documenten gaat Sigedis na of u al een BIS-nummer hebt. Hebt u er geen, dan maakt Sigedis een nummer voor u aan. Via het videogesprek helpt Sigedis u om een digitale sleutel te krijgen.

De wettelijke basis voor de aanwezigheidsregistratie in de schoonmaaksector vindt u in de Programmawet 26/12/2022, titel 4, hoofdstuk 1, art. 22 tot 48, en hoofdstuk 2, art. 49 (§9 art. 30 bis van de wet van 27/06/69).

De wettelijke basis van de aanwezigheidsregistratie voor werken in onroerende staat, met uitzondering van schoonmaakactiviteiten, en de levering van stortklaar beton vindt u in afdeling 4 van hoofdstuk V van de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van het werk.

Lees ook:

• het volledige overzicht van het toepassingsgebied op de pagina Check in and out at work op het portaal Onderneming van de sociale zekerheid
• alles over de aanwezigheidsregistratie met een smartphone of via een webservice, op de pagina ‘Hoe registreren uw medewerkers aanwezigheden in Check in and out at work?’ op het portaal Onderneming