Check In and Out at Work

Check In and Out at Work is de onlinedienst voor de registratie van aanwezigheden op het werk bij schoonmaakactiviteiten. De aanwezigheidsregistratie bij bepaalde schoonmaakactiviteiten is verplicht sinds 1 september 2024.

Het gaat enkel om ‘activiteiten die als doel hebben een onroerend goed schoon te maken voor rekening van een derde partij’ en waarvan de aangifte onderworpen is aan de voorwaarden van de drempelbedragen die gelden voor alle werken van het type ‘onroerende staat’.

Elke werknemer die de bedoelde schoonmaakactiviteiten uitvoert, registreert:

  • het begin en het einde van de activiteiten, en
  • rustpauzes.

Er zijn twee soorten registratie: in en out. De registratie ‘in’ gebeurt wanneer de persoon die het werk uitvoert het werk begint. De registratie ‘out’ gebeurt wanneer de schoonmaker stopt met werken. Ook rustpauzes moeten op dezelfde manier geregistreerd worden.

De verantwoordelijkheid voor de registratie ligt zowel bij de onderneming die iemand aan het werk zet, als bij de persoon die het werk uitvoert.

Werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten en stagiairs registreren zelf hun aanwezigheid op de werkplek, in real time. Als werkgever kunt u de registratie niet op voorhand doen.

Werkgevers

Als werkgever, aannemer of bedrijf dat een contract heeft met een opdrachtgever gebruikt u de onlinedienst Check In and Out at Work om de registraties van uw personeel te raadplegen.

U moet ervoor zorgen dat uw werknemers, onderaannemers en werknemers van onderaannemers geregistreerd zijn. Daarvoor moet u:

  • een registratiesysteem ter beschikking stellen van de onderaannemers op wie u beroep doet, of met wederzijdse instemming overeenkomen dat de aannemer en eventuele onderaannemers een alternatieve registratiewijze toepassen,
  • ervoor zorgen dat gegevens voor uw onderneming effectief en correct geregistreerd worden en doorgestuurd worden naar de gegevensbank,
  • uw werknemers een registratiemiddel bezorgen dat compatibel is met het registratieapparaat op de arbeidsplaats, en
  • uw personeel informeren over de registratieprocedure.

Informeer uw medewerkers

Breng uw medewerkers op de hoogte van de verplichting tot registratie en de manier waarop ze zich kunnen registreren:

Fouten in de registratie melden

Neem binnen de 30 dagen na de registratiedatum contact op met de RSZ om wijzigingen aan registraties van uw eigen personeel aan te vragen. U moet daarbij ook de nodige bewijsstukken leveren.

Werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten en stagiairs

Werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten en stagiairs moeten het begin en het einde van hun activiteiten op de werkplaats registreren. Ook hun rustpauzes moeten ze aangeven.

Zij gebruiken Check In and Out at Work om:

  • zichzelf in real time te registreren, en
  • hun eigen registraties te raadplegen.

Zelfstandigen die beroep doen op onderaannemers zijn gebonden aan dezelfde regels als werkgevers.

Organisaties die gebruik maken van een uitzendkracht moeten het registratiemiddel ter beschikking stellen aan die uitzendkracht, of de registratiemethode contractueel vastleggen.

Fouten in de registratie melden

Werknemers die een fout zien in hun registratie, moeten die binnen de 30 dagen na de registratiedatum aan hun werkgever melden.

Zelfstandigen nemen contact op met de RSZ voor eventuele wijzigingen in hun registraties.

Voor ondernemingen

Om als onderneming toegang te krijgen tot de beveiligde onlinedienst Check In and Out at Work, moet uw onderneming eerst gekend zijn in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Doe daarvoor een beroep op een erkend ondernemingsloket. U vindt de lijst van erkende ondernemingsloketten op de site van de FOD Economie.

Als wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming krijgt u zelf een BIS-nummer toegewezen. Zodra uw onderneming ingeschreven is bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen, krijgt ze een ondernemingsnummer.

Hebt u de bovenstaande stap uitgevoerd, dan hebt u nog een erkende digitale sleutel nodig om u bij een beveiligde onlinedienst te kunnen aanmelden via CSAM. Erkende sleutels zijn itsme, eIDAS of een gebruikersnaam/wachtwoord met een code via mobiele app of e-mail (‘TOTP’).

Meld u met uw ondernemingsnummer, uw BIS-nummer en uw digitale sleutel aan bij CSAM. Als wettelijk vertegenwoordiger van uw onderneming kunt u zichzelf tot Hoofdtoegangsbeheerder aanstellen om de toegangen tot uw onlinediensten te beheren. Als Hoofdtoegangsbeheerder bepaalt u welke medewerkers toegang hebben tot de onlinedienst. U kunt ook medewerkers tot Toegangsbeheerders aanstellen om u te helpen bij het beheer.

Zodra deze stap genomen is, kunnen u en uw medewerkers zich aanmelden bij de beveiligde onlinedienst Check In and Out at work met de knop op deze pagina.

Voor buitenlandse werknemers en zelfstandigen

Om toegang te krijgen tot de beveiligde onlinedienst Check In and Out at Work, moeten buitenlandse werknemers en zelfstandigen beschikken over erkende digitale sleutels zoals itsme, eIDAS of met een veiligheidscode per e-mail of in een mobiele app (TOTP).

Meld u aan bij Check In and Out at Work met een van de volgende digitale sleutels:

  1. itsme: deze optie kunt u gebruiken als u een Belgische elektronische identiteitskaart hebt. Meer informatie vindt u op de itsme-pagina van het CSAM-Helpcentrum
  2. eIDAS: deze digitale sleutel kunt u gebruiken als u geen Belgische identiteitskaart hebt, maar wel een ander erkend Europees elektronisch identificatiemiddel. Om te weten of uw elektronisch identificatiemiddel in aanmerking komt, kiest u bij het aanmelden ‘Aanmelden met een elektronisch identificatiemiddel erkend op Europees niveau’. U krijgt dan een overzicht van de landen die een actief elektronisch identificatiemiddel hebben.

    Wanneer u zich voor het eerst aanmeldt met eIDAS, hebt u uw Europees elektronisch identificatiemiddel, uw e-mailadres en uw telefoonnummer nodig. Als u geen Belgisch rijksregisternummer of BIS-nummer hebt, zal er een nummer aangemaakt worden. Meer informatie vindt u op de eIDAS-pagina van het CSAM-Helpcentrum.

  3. E-mail TOTP: ondersteunt uw land de digitale sleutels itsme of eIDAS niet, of hebt u geen Belgisch nationaal identificatienummer (BIS-nummer)? Dan moet u een afspraak maken voor een videogesprek met Sigedis, de partner van de instellingen voor sociale zekerheid op het vlak van persoonsidentificatie. Die afspraak maakt u op de belgianID-website. Via controle van een aantal documenten gaat Sigedis na of u al een BIS-nummer hebt. Hebt u er geen, dan maakt Sigedis een nummer voor u aan. Via het videogesprek helpt Sigedis u om een digitale sleutel te krijgen.

De wettelijke basis voor de aanwezigheidsregistratie in de schoonmaaksector vindt u in de Programmawet 26/12/2022, titel 4, hoofdstuk 1, art. 22 tot 48, en hoofdstuk 2, art. 49 (§9 art. 30 bis van de wet van 27/06/69).

Lees ook: